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ANWENDERBERICHTE
KASTO MASCHINENBAU GMBH & CO. KG

EFFIZIENZSTEIGERUNG UND EXZELLENTER KUNDENSERVICE:

OPTIMIERTER HOTLINE-BETRIEB MIT SWYX

Das renommierte Maschinenbau-Unternehmen KASTO mit über 180 Jahren Firmengeschichte suchte nach einer zeitgemäßen Lösung für höchste Effizienz und Zuverlässigkeit in der Kommunikation. Die in die Jahre gekommene Telefonanlage sollte durch eine optimierte Lösung ersetzt werden.

ALLES AUF EINEN BLICK

  • Zukunftssichere, softwarebasierte Kommunikationslösung 
  • Intelligentes Call Routing
  • Effizientes Warteschlangenmanagement mit dem 3iMedia Call Queue Controller inklusive Wallboard
  • Integration in bestehendes CRM-System
  • Anbindungsmöglichkeiten für Standorte im In- und Ausland
  • Optimal eingebundene DECT-Großinstallation
  • Prozessoptimierung und verbesserter Hotline-Betrieb 

Doch der ursprünglich gewählte Anbieter hatte die Anforderungen des Unternehmens nicht richtig verstanden. Ganz anders gestaltete sich die Zusammenarbeit mit dem erfahrenen ITK-Systemhaus 3iMedia – der langjährige Enreach Partner hatte genau die richtige Empfehlung für KASTO: Swyx. Dank der kompetenten Unterstützung von 3iMedia verlief die Einführung der softwarebasierten Unified-Communications-Lösung für mehr als 500 Nutzer am Unternehmenssitz in Achern und einem weiteren Standort in Deutschland reibungslos. Je eine weitere Niederlassung in den USA und in Frankreich sollen in Kürze angebunden werden.

„Wir sind ein anspruchsvoller Kunde mit spezifischen und komplexen Anforderungen, die sich während des Live-Betriebs sogar noch leicht angepasst haben. Das 3iMedia Team hat uns dabei jederzeit zuverlässig und kompetent beraten, bis jedes einzelne Detail perfekt auf unsere Bedürfnisse abgestimmt war“

,sagt Benjamin Gutberlet, Head of IT bei der KASTO Maschinenbau GmbH & Co. KG.

VERBESSERTE ERREICHBARKEIT &
EFFIZIENTES WARTESCHLANGENMANAGEMENT

Besonders wichtig für KASTO war die Optimierung des Hotline-Betriebs und die Anbindung an das CRM-System. Mit intelligenten Rufumleitungsmöglichkeiten verbessert die Swyx Kommunikationslösung die Erreichbarkeit und ermöglicht es Nutzern, individuelle Regeln für die Weiterleitung von Anrufen festzulegen. Darüber hinaus nutzt KASTO die Erweiterung Call Queue Controller von 3iMedia für ein besonders effizientes Warteschlangenmanagement. Eingehende Anrufe können so besonders effizient durch vorab definierte Nutzergruppen beantwortet und Wartezeiten für Anrufer minimiert werden. Für einen schnellen Überblick über Rufaufkommen und Mitarbeiterauslastung sorgt das integrierte Wallboard.

KASTO bietet sowohl Bestands- als auch potentiellen Kunden die Möglichkeit, ihr Anliegen über eine Hotline zu klären. Gerade im Service-Bereich sind die Anforderungen des Unternehmens sehr komplex: Für den normalen Hotline-Betrieb während der Geschäftszeiten haben die Verantwortlichen vier Nutzer definiert, die als Erstkontakt Anrufe entgegennehmen und dann auf die Service-Techniker verteilen. Dabei nutzt KASTO eine Überlauf-Funktion, damit Anrufe auch angenommen werden, wenn gerade alle verfügbaren Nutzer im Gespräch sind. Für Kunden, die einen entsprechend priorisierten Service vertraglich vereinbart haben, bietet das Unternehmen zudem einen Hotline-Betrieb außerhalb der Geschäftszeiten, in welchem die KASTO-Experten mithilfe eines externen Call Centers koordiniert werden.

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Die Anbindung der Swyx Kommunikationslösung an das CRM-System von KASTO sorgt dafür, dass Mitarbeiter bei eingehenden Anrufen direkt alle Kundendaten im Blick haben, von Kontaktinformationen über erworbene Maschinen bis hin zu Support-Tickets. Dieser umfassende Überblick über die Kundenhistorie ermöglicht eine besonders effektive Kommunikation und personalisierte Betreuung. 

„Ursprünglich war unsere Anforderung, die CRM-Integration mit einer von SAP zertifizierten Schnittstelle umzusetzen. Das 3iMedia Team schlug uns aber eine Lösung vor, die deutlich weniger aufwändig war und zum gleichen Ergebnis führt: Bei einem eingehenden Anruf durchsucht die Swyx Lösung automatisch die Kundendaten in einer Datei und zeigt die relevanten Informationen direkt im Browser“, erläutert Benjamin Gutberlet.

Die Swyx Kommunikationslösung von Enreach ist hochflexibel und lässt sich problemlos erweitern oder anpassen, wenn sich die Anforderungen von KASTO verändern oder weitere Standorte angebunden werden sollen.

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Entsprechend positiv fällt das Fazit von Benjamin Gutberlet aus: 

„Mit Swyx haben wir eine zuverlässige und ausbaufähige Lösung für mehrere Standorte gefunden. Die Einführung von Swyx und die Zusammenarbeit mit 3iMedia haben unsere Kommunikation transformiert und zu deutlichen Effizienzsteigerungen geführt. Dank Swyx und 3iMedia konnten wir eine Reihe von Optimierungen erfolgreich umsetzen und sind voller Zuversicht, dass wir auch zukünftige Herausforderungen meistern werden“

, so der IT-Leiter.

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Über Kasto

Die KASTO-Gruppe mit Sitz im badischen Achern (KASTO Maschinenbau GmbH & Co. KG) ist auf Säge-, Lager- und Automatisierungstechnik für Metall-Langgut und Blech spezialisiert. Das Unternehmen ist weltweiter Markt- und Technologieführer für Metallsägemaschinen, halbautomatische und automatische Langgut- und Blechlagersysteme, automatische Handlingseinrichtungen für Metallstäbe, Bleche und Zuschnitte sowie die dazugehörige, intelligente Software. Mit über 180 Jahren Erfahrung zählt KASTO zu den ältesten Familienbetrieben in ganz Europa. 170 Patente, mehr als 140.000 in alle Welt gelieferte Sägemaschinen und über 2.300 installierte Automatiklager zeugen vom Erfolg des Unternehmens. Neben einem Zweigwerk im thüringischen Schalkau verfügt KASTO über Niederlassungen in England, Frankreich, Singapur, China, der Schweiz und den USA sowie Vertriebs- und Servicepartner in vielen weiteren Ländern.

Weitere Informationen zu Kasto:
www.kasto.com/

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Über 3iMedia

Die 3iMedia GmbH ist ein Systemhaus für Informations- und Telekommunikationstechnologie mit Sitz in Karlsruhe und hat sich seit 1995 auf Telekommunikationsinfrastruktur und Lösungen, Netzwerktechnik und Softwareentwicklung spezialisiert. Als Partner für mittelständische Unternehmen verschiedenster Branchen, stellt die 3iMedia GmbH ihren Kunden und Partnern in Deutschland und Europa die entsprechenden Business-Lösungen zur Verfügung. Als Enreach Gold und TAP-Partner entwickelt und vermarktet 3iMedia Erweiterungslösungen für Swyx Produkte.





 



Weitere Infos zu 3iMedia: 
www.3imedia.de/de/

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